Есть большая вероятность, что большинство проблем в вашей жизни и на работе сводятся к недостаточной расслабленности. Как это работает и почему вам нужно её больше.

Представьте, что вы смогли заглянуть в офис одного из ваших бизнес-идолов. Как вы думаете, что там происходит?

– здание гудит как улей;

– бесконечно идущие по коридорам сотрудники, которые заняты выполнением поставленных задач;

– часть говорит по телефонам;

– бесконечные совещания, пятиминутки, планерки, переговоры;

– выговоры нерадивым сотрудникам;

– и т.д.

И….

Вы просто в ступоре. Там не то что не улей активности, там тишь да гладь. На самом деле, люди, которых вы видите вокруг, похоже, почти ничего не делают. Возле кабинета вашего идола, его секретарь бездельничает за своим столом. Она вообще не выглядит занятой. Она читает книгу, вытирает пыль на столе и болтает с другими секретаршами, которые неспешной походкой проходят мимо. И они тоже не выглядят занятыми. Да их выгнать надо! Зачем тратить деньги на таких сотрудников?

Немного понаблюдав, вы понимаете, что ваше первое впечатление было абсолютно неправильным. Секретарша действительно большую часть времени ничего не делает. Но время от времени от ее босса приходит просьба, указание или предупреждение, и она мгновенно начинает действовать. В течение нескольких минут она отвечает на срочный звонок, отправляет письмо, переносит встречу или находит нужный документ. Каждый раз, когда у него возникает проблема, она решает ее моментально.

В результате день проходит гладко и продуктивно. Каждая минута времени вашего идола уходит на самую важную часть его работы — принятие решений, а не на устранение тривиальных неудобств.

Все время, которое секретарша тратит на безделье, не потрачено впустую. Эта лишняя расслабленность, дает дополнительные силы на оперативность реагирования и гибкость. Свободное время важно, потому что это означает, что у нее никогда не будет невыполненных задач. Она всегда может сразу разобраться с чем-то новым.

Если вы обнаружили, что

– испытываете постоянный стресс,

– перегружены и морально выгораете,

– погружаетесь в застойное болото, несмотря на желание развиваться,

– расстраиваетесь, когда не можете воспользоваться новыми возможностями,

вам нужно больше расслабленности в жизни.

На самом деле, вы эффективны, когда делаете что-то с минимальными потерями и правильно.

Многие предприятия одержимы эффективностью. Они хотят быть уверены, что каждый ресурс используется в полной мере, и все бегают каждую минуту, делая что-то. Они нанимают опытных консультантов, чтобы те нашли что еще идет не так и как это улучшить и сделать еще более эффективным.

Как личности, многие из нас также одержимы иллюзией абсолютной эффективности. Мы планируем каждую минуту нашего дня, гордимся тем, что отказываемся от перерывов, и ругаем себя за малейшее отклонение. Мы рассматриваем нормльный сон, болезни и выгорание как нежелательные слабости и боготворим тех, кто как нам кажется, никогда не поддается им.

Полная эффективность — это миф

Вернемся к секретарше и нашему идолу. Представьте, если бы босс решил поручить своей помощнице больше работы, чтобы она была занята все восемь часов в день. Это было бы эффективнее? Не думаю. Свободное время позволяет ей мгновенно реагировать на его просьбы, тем самым эффективно выполняя свою работу. Если же она уже занята, придется подождать, и все, что он делает, будет выполнено с задержкой. В результате оба наши героя будут менее эффективны.

Каждый раз, когда мы устраняем определенную расслабленность, мы добавляем работы всем и замедляем выполнение первоочередных задач. Если не будет определенного резерва времени, то о эффективности речь может идти только с большим напрягом. И всегда будет ящик стола, в котором будет накапливаться работа.

Многие из нас думают, что работа не предполагает простоев. В мире маниакальной эффективности расслабленность часто воспринимается как лень или отсутствие инициативы. Но без свободного буферного времени мы не сможем сразу выполнить новые задачи. А если кто-то настаивает, что мы должны это сделать, нам придется бросить все, что мы делали до этого. Так или иначе, что-то откладывается.

Можно сделать предприятие более эффективным, не делая его лучше. А можно сделать его значительно лучше, сделав немного менее эффективным. Для этого вам нужно ввести достаточно расслабленности, чтобы позволить предприятию дышать свободнее и проводить необходимые изменения.

Когда-то была игра «Пятнашки». Там есть 15 квадратиков с цифрами. А вместо шестнадцатого квадратика пустое пространство. Игра заключается в том, чтобы произвольно выставленные квадратики с числами выставить в правильном порядке от 1 до 15. Пусть пустое пространство эквивалент нашей расслабленности. Пока оно есть, вы можете свободно перемещать квадратики и выстраивать их в нужном порядке. А что будет если это пространство убрать? Тогда больше нет возможности перемещать квадратики. И это конец игре. Выиграть невозможно.

Наличие небольшого пространства для маневра позволяет нам реагировать на меняющиеся обстоятельства, экспериментировать и делать то, что может не сработать.

Нам просто необходимы избыточные ресурсы. Это может быть не тольо время, деньги, люди на работе или даже ожидания. Это важно, потому что не дает нам застрять в нашем текущем состоянии, не позволяя реагировать на обстоятельства или адаптироваться к новым условиям, потому что у нас просто нет возможности.

Дефицит дополнительных ресурсов заставляет нас нервничать и расходует энергию, которая могла бы пойти на лучшее выполнение поставленной задачи. И вдобавок это усиливает влияние сбоев и непредвиденных последствий на работу и жизнь.

Но во всем нужна мера. Слишком много буферных ресурсов — это плохо, потому что ресурсы тратятся впустую, а людям становится банально скучно. Но в целом отсутствие резерва является проблемой гораздо чаще, чем его избыток.

Если каждый час у нас расписан, мы не можем замедлиться, чтобы оправиться от настигшей нас простуды, немного сфокусироваться на изучении необходимого нового навыка на какое-то время или потратить пару часов на возникшие технические трудности. Мы просто физически не сможем себе этого позволить.

В общем, вам нужно больше расслабленности, чем вы думаете. Если у вас нет большого опыта, ваши оценки того, сколько времени займет то или иное дело и насколько сложным будет, почти всегда будут заниженными. Большинство из нас рассматривает наилучшие сценарии так, как будто они более вероятны и неизбежно сбудутся, но так бывает редко.

Каждый день в вашем ежедневнике должно быть свободное время. Причем, вы должны бдительно следить за тем, как вы используете его, так как все меняется, чтобы вы могли вовремя восполнить его. Как только вы обнаружите, что вам не хватает резерва, примите меры к его восполнению.

Время от времени вам может понадобиться отказаться от резерва сознательно, чтобы воспользоваться преимуществами ограниченного времени. Зачем? В краткосрочной перспективе или в определенной области это может заставить вас быть более изобретательным. Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь придумать творческое решение, попробуйте сознательно уменьшить время. Например, дайте себе пять минут на обдумывание идей или спросите себя, что бы вы сделали, если бы ваш бюджет сократился на 90%.

Однако в большинстве случаев очень важно установить четкие границы в своей работе и следить за задачами, которые могут раздуться до больших размеров.

Расслабленность и перемены

Нам нужно незанятое время, когда происходит переосмысление того, что мы делаем. Когда мы не заняты бешенными темпами во имя эффективности. Это время двигатель перемен. Хорошие компании уже научились это правильно использовать, плохие пытаются это искоренить.

А ведь, только когда мы не заняты, мы можем:

– оглянуться назад;

– посмотреть со стороны на то, что мы делаем, какие у нас планы;

– понять правильной ли дорогой мы сейчас идем;

– понять, на правильном ли мы пути в принципе;

– увидеть, наконец, скрытые проблемы;

– обдумать информацию;

– уйти от плохих решений.

Вывод:

Парадокс в том, что мы достигаем гораздо большего в долгосрочной перспективе, когда у нас есть определенная расслабленность. Мы более продуктивны, когда не пытаемся быть постоянно продуктивными.

Мы тратим годы, не имея возможности тратить часы. А эти потраченные «впустую» часы необходимы.